Un acteur majeur de la mobilité intégrée a fait appel à Colibee pour surmonter des difficultés dans le déploiement de son ERP comptable, Fitnet. L’outil n’était pas opérationnel et ne permettait pas d’assurer la clôture comptable, un aspect pourtant essentiel au regard des audits réguliers auxquels l’entreprise était soumise. Cela freinait l’automatisation des processus financiers et entraînait des erreurs, obligeant les équipes à recourir à des solutions provisoires comme Excel. Ce contournement, non seulement chronophage, augmentait les risques d’imprécisions et alimentait un désengagement croissant des collaborateurs vis-à-vis de l’outil. Par ailleurs, les relations avec l’éditeur de l’ERP étaient devenues tendues, compliquant davantage la résolution des problèmes.
L’entreprise a sollicité Colibee pour débloquer la situation, optimiser la configuration du module, soutenir les équipes dans la prise en main de cet outil et ainsi permettre à la direction financière de se concentrer sur des enjeux stratégiques.
Le principal défi consistait à accompagner la DAF dans la résolution d’un blocage dans le déploiement d’un ERP comptable, un outil clé pour le suivi et la gestion des finances de l’entreprise. Ce retard impactait le bon déroulement des clôtures comptables. De plus, avec le départ prévu du contrôleur de gestion, il était essentiel de mettre en place une solution rapide et durable, permettant à la DAF de se recentrer sur les enjeux stratégiques, tout en optimisant les processus comptables et en réorganisant les équipes de manière efficace.
Pour mettre en lumière l’ensemble de ses compétences, vous trouverez ici le profil du consultant qui a mené à bien cette mission.
L’intervention a débuté par une phase d’audit et de compréhension de la situation, où le consultant a évalué les principaux dysfonctionnements et les besoins spécifiques de l’entreprise. Il a relancé la communication avec l’éditeur pour résoudre les problèmes de paramétrage et a mis en place un backlog permettant aux utilisateurs de signaler les erreurs et les difficultés rencontrées. Cette phase a permis de stabiliser l’outil et de résoudre les problèmes majeurs de reprise de données et de bugs récurrents.
Une fois l’outil stabilisé, le consultant a proposé des améliorations au niveau du reporting en intégrant Power BI, ce qui a permis de disposer de rapports financiers en temps réel et plus précis. Cette solution a automatisé plusieurs processus comptables, tels que le suivi d’avancement des projets mené par les collaborateurs du groupe, la production de P&L détaillés (Profit and Loss) et la gestion des incohérences dans la base de données.
Des formations ont été organisées pour les utilisateurs afin de garantir une bonne appropriation de l’outil. Le consultant Colibee a travaillé de manière proactive pour rassurer les équipes, leur expliquer les évolutions et leur montrer les bénéfices de l’outil une fois stabilisé. Cette gestion du changement a facilité l’adoption du système.
Grâce à l’intervention du consultant Colibee, l’entreprise a pu rétablir une clôture comptable fiable directement dans l’outil ERP, réduisant ainsi la dépendance à Excel et les risques d’erreurs. La mise en place de Power BI a permis de disposer de données financières fiables et actualisées en temps réel, facilitant ainsi le suivi des missions en cours et l’élaboration de choix stratégiques éclairés. La direction financière a gagné en efficacité, les délais de clôture ont été réduits, et les processus ont été largement automatisés, permettant un gain de temps et une meilleure visibilité.
Le retour des équipes a été très positif, avec une forte intégration du consultant au sein de l’équipe financière et une appréciation de son rôle de facilitateur. La mission a permis de stabiliser l’outil ERP et de renforcer la confiance des équipes dans son utilisation, assurant ainsi le succès du projet.
