Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à plébisciter une organisation du travail en mode projet. Cela permet notamment de stimuler l’intelligence collective et de capitaliser sur les compétences des collaborateurs. A travers un management plus horizontal, l’accent est mis sur la responsabilisation des participants, la collaboration et l’agilité. Mais face à une complexité croissante des organisations, comment faire avancer ses équipes projets de manière optimale ? C’est là qu’intervient le PMO – au sens noble du terme – qui fournit bien plus qu’un simple suivi de projet.
Dans l’entreprise, il s’agit de la structure qui prend en charge la gestion d’un portefeuille de projets ou de programmes. Le PMO ne s’occupe pas directement de la réalisation du projet mais en tant que chef d’orchestre, joue un rôle clé pour en garantir le succès.
Ses principales missions incluent l’identification des besoins en gestion de projets à travers tous les services de l’entreprise, de manière transversale. Il définit les objectifs de chaque projet, détermine les ressources nécessaires et établit un planning prévisionnel. Par la suite, il priorise les projets en fonction de leur alignement avec la stratégie globale de l’entreprise. Il s’assure également que les ressources nécessaires, telles que les compétences, le budget, les sources documentaires et les statistiques, sont allouées aux projets sélectionnés.
Le PMO coordonne la mise en œuvre efficace des projets en collaboration avec les chefs de projet, notamment en mettant à disposition des outils adaptés à la gestion de projet. Il soutient les équipes dans la planification des tâches, assure le suivi des projets et garantit la communication entre les parties prenantes. Des rapports d’avancement sont fournis pour assurer un suivi constant de l’activité. En outre, il veille à l’application de la méthodologie de gestion de projet en vigueur dans l’entreprise, en s’assurant que les outils et processus sont respectés.
Pour évaluer l’efficacité des projets, le PMO met en place des KPI de suivi, analyse les résultats et remonte les informations au top management. Si nécessaire, il propose des améliorations sur les processus et les standards de l’entreprise. Enfin, il participe activement à l’instauration d’une culture de gestion de projets propre à l’entreprise, afin de renforcer l’excellence opérationnelle dans ce domaine.
Rester compétitif dans un environnement aussi mouvant que celui dans lequel nous sommes, c’est savoir évoluer en permanence. Toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, opèrent des transformations plus ou moins structurantes.
Par sa vision globale sur tous les projets de l’entreprise – y compris les plus complexes -, par sa capacité à orchestrer la collaboration entre de multiples services, par son action d’anticipation des éventuels risques de planning ou de qualité, et par son aptitude à mettre en place une communication efficiente auprès des bons interlocuteurs, le PMO joue un rôle prépondérant dans la réussite des projets de transformation.
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L’essor du digital dans tous les secteurs d’activité depuis plusieurs années a amplifié l’influence des DSI auprès des directions générales. Leur rôle est aujourd’hui devenu incontournable. Notamment dans toute entreprise souhaitant construire une stratégie de croissance et rester compétitive. C’est la raison pour laquelle, de multiples chantiers se lancent simultanément. Prenons comme exemple l’automatisation de processus métier ou la transition des infrastructures vers le cloud. Enfin, la prise en compte des questions de cybersécurité, la gestion des compétences internes et de son écosystème de partenaires.
Cette agilité croissante des DSI est nécessaire pour poursuivre et réussir la transformation de leur proposition de valeur en réponse aux besoins des différentes directions.
Bonne lecture !